Ads 468x60px

perjantai 6. heinäkuuta 2012

Saisinko saman kirjallisena, kiitos.

Tarkkaavaisempi lukija saattoi otsikon lukiessaan kurtistaa kulmakarvojaan ja miettiä miksei pisteen tilalla ollut kysymysmerkkiä. Tilanne kuvastaa kuitenkin sitä tilannetta, mitä monet organisaatiot joutuvat erilaisissa auditoinneissa kokemaan. Kun kyseessä on kolmannen osapuolen, viranomaisen tai muun tahon velvoittama tarkastus, ei ystävällisinkään auditoija voi sivuuttaa vaadittujen dokumenttien katselmointia. Usein tilanne saattaa olla hieman turhauttava molempien osapuolten kannalta, sillä organisaatio saattaa toimia lähes esimerkillisesti jonkin asian suhteen, mutta ilo päättyy lyhyeen auditoijan kysyessä esimerkiksi standardin velvoittamana: ”Saisinko nähdä saman vielä kirjallisena, kiitos.”

Organisaatiolta vaadittavat dokumentit ovat yleensä osa suurempaa kokonaisuutta, joka juontaa organisaatiota ja sen toimintaympäristöä koskevista vaatimuksista, säädöksistä ja laeista. Kaikki lähtee siis ensisijaisesti näiden eri lähteiden tunnistamisesta, minkä pitäisi olla yksinkertaisesti ajateltuna lähes päivänselvä asia. Aina näin ei kuitenkaan ole. Melko yleistä on myös se, että edellä mainitut lähteet on tunnistettu, mutta niiden oikeaoppinen tulkitseminen sekä organisaation toimintaa hyödyttävä soveltaminen käytäntöön on puutteellista. Tällaisissa tilanteissa vaatimusten täyttämisestä saattaa olla organisaatiolle käytännössä jopa enemmän haittaa kuin hyötyä. Resurssit keskitetään vääriin asioihin, aikaa ja rahaa palaa, keskitytään epäolennaiseen eikä toiminta ole liiketoimintalähtöistä.

Pahimmillaan dokumentaatiosuo saattaa siis aiheuttaa hyvinkin harmaita hiuksia, ellei jopa täyttä kaljuuntumista. Entä parhaimmillaan?

Hyvä dokumentaatio ei ole tehty auditointeja varten, vaan se on hallittu ja ajantasainen kokoelma dokumentteja, jotka tukevat organisaation toimintaa sen tavoitteiden mukaisesti, ohjaavat toimintaa arjessa ja ovat pelastava enkeli paniikkitilanteissa. Hyvä dokumentaatio on yksi organisaation peruspilareista. Hyvästä dokumentaatiosta ja sen ylläpidosta on paljon enemmän hyötyä kuin vaivaa. Hyvässä dokumentaatiossa on kaikki oleellinen, mutta ei mitään ylimääräistä. Hyvä dokumentaatio on työntekijöiden tiedossa ja helposti saatavilla.

Mikäli näin ei ole, jokin on vialla.

Samat dokumentaatiorakenteet ja –kokonaisuudet eivät sovi jokaiselle organisaatiolle, vaan yleensä organisaation tarvitsee luoda ne omiin tarpeisiinsa ja oman näköisikseen. Tämä ei ole aina helppoa, ja jos jokin tuntuukin olevan vialla, ei kohtalotovereita tarvitse etsiä kaukaa. Yhä useampi organisaatio onkin alkanut käyttää ulkopuolista apua tunnistaessaan tarpeet, laatiessaan dokumentaatiohierarkian sekä itse dokumenttien tuottamiseen ja jalkauttamiseen osaksi organisaation jatkuvaa toimintaa. Pelkästään ulkopuoliseen apuun ei toki voida nojata, sillä sisällön räätälöimiseen tarvitaan myös organisaation sisäistä tietämystä. Konsultti voi kuitenkin auttaa hahmottamaan tarpeet, tukea dokumentoinnissa ja muun avun lisäksi tarjota esimerkiksi tarvittavat mallipohjat. Yleisiä dokumentaatiokokonaisuuksia ovat esimerkiksi jatkuvuudenhallinta, tietoturvapolitiikat, ohjeistukset ja säännöt sekä järjestelmädokumentaatiot.

Kuten todettiin, osa dokumenteista on hyvin tarpeellisia tai lähes välttämättömiä. Kannattaa kuitenkin myös pitää mielessä, että osaa organisaation dokumenteista ei päinvastoin välttämättä saisi enää säilyttää. Monet säädökset koskettavat myös tiedon elinkaarta ja tuhoamista. Näin kesälomien kynnyksellä organisaatioissa voitaisiinkin pitää erityiset dokumentaatiotalkoot, jossa nykyisiä ja vanhentuneita dokumentteja (niin digitaalisia kuin paperimuotoisia) käydään läpi sekä tarvittaessa tuhotaan turvallisesti. Samalla on mahdollisuus muistuttaa työntekijöitä (ja kesätyöntekijöitä) vaikkapa turvallisesta tiedon säilytyksestä. Kesän jälkeen voikin rentoutuneena miettiä oman organisaation dokumentaation yleistilaa sekä pitää mielessä esimerkiksi mahdolliset syksyllä tulevat auditoinnit. Hyvällä valmistautumisella voi yllättää auditoijan positiivisesti ja vilauttaa aiheeseen liittyvää dokumenttia jo ennen kuin korvissa kaikuu sanat: ”Kirjallisena, kiitos.”

Tätä ennen toivotan kuitenkin jokaiselle aurinkoista ja äärimmäisen dokumenttivapaata kesää!

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti