Ads 468x60px

torstai 8. syyskuuta 2011

Muista huomioida dokumenttien metatiedot

Kauppalehti julkaisi tiistaiaamuna 6.9.2011 verkkosivuillaan valtiovarainministeri Jutta Urpilaisesta kertovan uutisen, johon liittyvät kuvan kuvatekstit herättivät runsaasti keskustelua. Kuvateksteissä luki: ”jutta urpilainen sdp demari demarit sosialismi parta-kalle marx epäonnistuminen häviäjä”

Sanat ovat kuvaajan kuvatietoihin kirjoittamia metatietoja, joiden ei normaalisti olisi kuulunut näkyä lukijoille. Kyseessä on hyvä esimerkki eri dokumenttien ja tiedostomuotojen metatietoihin liittyvästä riskistä. Metatietojen on muun muassa tarkoitus helpottaa oikeiden tiedostojen, esimerkiksi tilaisuuteen sopivan kuvan löytämistä. Siksi metatietojen tulee mahdollisimman hyvin kuvata dokumentin sisältöä ja käyttötarvetta. Turhia tai typeriä metatietoja ei kannata lisätä, sillä ne voivat vahingossa paljastua. Osa metatiedoista tulee monesti automaattisesti, esim. kuvauksessa käytettävän kameran tiedostoon lisäämänä.

Toimistotyössä tyypillisemmin käytettävissä Word, Excel ja Power Point tiedostoissa on myös metatietoja. Piilotetuissa tiedoissa voi olla organisaatiota tai itse asiakirjaa koskevia tietoja, joita ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäviksi, joten piilotetut tiedot on usein hyvä poistaa ennen asiakirjan jakamista.

Piilotettujen tietojen tarkastaminen onnistuu esimerkiksi Word-ohjelmassa Prepare -> Inspect Document valinnan kautta. Monien muiden tiedostomuotojen osalta piilotettuja dokumentin metatietoja voi tarkastella dokumentin ominaisuudet välilehden kautta.

Microsoftin yksityiskohtaisempi ohje: http://office.microsoft.com/fi-fi/word-help/asiakirjojen-tarkastaminen-piilotettujen-tietojen-ja-henkilokohtaisten-tietojen-poistamiseksi-HA010354329.aspx

2 kommenttia:

Mika kirjoitti...
Kirjoittaja on poistanut tämän kommentin.
Mika Iivari kirjoitti...

Sama pätee myös track changes -toimintoon. Legenda kertoo konsulttiyhtiöstä (ei allekirjoittaneen edustama) jonka asiakkaalle jättämän tarjouksen muutoksia taaksepäin kelaamalla sai nähtyä asiakkaan kilpailijalle jätetyn vastaavanlaisen tarjouksen ja hinnat.

Lähetä kommentti